So verschlankst Du Deinen Booking-Workflow – ohne WhatsApp-Chaos

Eine kleine Booking-Agentur zu führen – oder eine Party- oder Hochzeitsband selbst zu organisieren – wird genau dann stressig, wenn der Workflow auf drei Kanäle verteilt ist: ein gemeinsamer Kalender, eine WhatsApp-Gruppe und endlose E-Mail-Threads. Der einfachste Weg, den Booking-Workflow zu verschlanken, ist es, Verfügbarkeiten, Gig-Infos und Zusagen an einem Ort zu bündeln – und dafür zu sorgen, dass Absagen nicht zu sogenannten Zombie-Gigs führen. Genau dafür ist Gixtra gebaut.

Das eigentliche Problem ist nicht „Organisation“, sondern verlorene Zeit und Geld

Booking-Chaos ist selten spektakulär. Es ist eher ein schleichender Prozess.

Du fragst sechs Musiker:innen nach der Verfügbarkeit. Vier antworten. Eine Person zwei Tage später. Eine gar nicht. Der Kunde will aber heute eine Zusage.

Du aktualisierst die Setlist. Jemand findet im WhatsApp-Verlauf eine alte Version und probt die falschen Songs.

Der Dresscode ändert sich. Die Info geht unter. Am Gig-Tag steht jemand im falschen Outfit auf der Bühne.

Ein optionaler Termin wird abgesagt. Eine Person bekommt es nicht mit. Der Termin bleibt im Kalender blockiert. Ein anderer, gut bezahlter Gig wird abgelehnt. Geld liegt auf der Straße – völlig unnötig.

Das ist kein „bisschen Admin“. Das ist ein echtes Geschäftsrisiko.

Ein Booking-Workflow, der in der Praxis funktioniert

Hier ist ein Workflow, der skaliert – von der „Agentur mit drei Bands“ bis hin zum „Musiker-Pool mit 100 Leuten“ – ohne dass Du zum Vollzeit-Reminder wirst.

1) Gig anlegen und mehrere Optionen gleichzeitig anfragen

Wenn ein Kunde fragt: „Seid ihr am 14. Juni verfügbar?“, brauchst Du schnell Klarheit. In Gixtra legst Du dafür einen Gig (oder eine Anfrage) an und lädst die Musiker:innen ein, die für die Besetzung infrage kommen – zum Beispiel auch zwei Drummer, wenn Du noch nicht weißt, wer kann.

In Gixtra können eingeladene Musiker:innen antworten:

Ja, ich kann
Nein, ich kann nicht
optional später ihre Meinung ändern – wenn Du das erlaubst

Als Booker siehst Du sofort, wer geantwortet hat und wer noch fehlt – und musst nicht mehr die ganze Gruppe nerven.

2) Nicht mehr hinterherlaufen – der Status ist sichtbar

Das klassische Problem „Wer hat noch nicht geantwortet?“ frisst unglaublich viel Zeit.

Gixtra macht den Antwortstatus transparent und unterstützt Erinnerungen, ohne dass Du WhatsApp-Detektiv spielen musst. Weniger Reibung. Mehr Klarheit. Schnellere Entscheidungen.

3) Besetzung bestätigen – Kalender automatisch synchronisieren

Sobald jemand einen Gig zusagt, kann Gixtra diesen Termin automatisch in den persönlichen Kalender übernehmen – egal ob Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook.

Das bedeutet:

Musiker:innen sehen den Gig dort, wo sie ohnehin planen
keine manuelle Weiterleitung von Infos
deutlich weniger „Wo spielen wir eigentlich nochmal?“-Stress

Und das Entscheidende: Wird ein Gig abgesagt, verschwindet er automatisch wieder aus dem Kalender (bei aktiver Synchronisation). So entstehen keine Zombie-Gigs, die andere Einnahmen blockieren.

4) Alle gig-relevanten Infos an einem Ort

Ein guter Workflow dreht sich nicht nur um Termine. Er verhindert hektisches Suchen am Gig-Tag.

In Gixtra enthält ein Gig unter anderem:

Adresse der Location (und ggf. des Hotels)
Zeiten: Ankunft, Soundcheck, Einlass, Showbeginn und -ende
Setlist – eine einzige, aktuelle Version
Dresscode
technische Hinweise und Abstimmung mit dem Tontechniker
Navigation („Route starten“ direkt zum Veranstaltungsort)

Ist der Kalender synchronisiert, übernimmt das Auto-Navi bei vielen Fahrzeugen die Adresse automatisch. Wenn nicht: Gixtra öffnen, aktuellen Gig antippen, Navigation starten. Fertig.

5) Substitute professionell organisieren

Aushilfen gehören zum Musikeralltag. Das Problem ist nicht der Sub – sondern die chaotische Organisation.

Gixtra unterstützt Substitute strukturiert, inklusive optionaler Rufketten-Logik: Kann die erste Person nicht, geht die Anfrage automatisch weiter. Kein Copy-Paste, kein Durcheinander.

Über Rollen kannst Du außerdem steuern, was Subs sehen dürfen – und was nicht. Sie sehen nur ihre relevanten Gigs, nicht den gesamten Kalender oder andere Einnahmen. Das hält die Zusammenarbeit sachlich und entspannt.

6) Reisekosten nach dem Gig sauber erfassen

Nach dem Auftritt ist vor dem Abrechnen. Kilometer, Bahntickets, Parkgebühren – irgendwer muss das erfassen.

Gixtra erinnert Musiker:innen daran, ihre Reisekosten einzutragen. Egal ob Ihr mit Fixgagen arbeitet oder Einnahmen nach Kosten aufteilt: Die Infos landen strukturiert dort, wo Du sie brauchst.

7) Sichtbarkeit steuern – weil Bands menschlich sind

Manche Bands wollen volle Transparenz. Andere nicht.

Gixtra ist für echte Bandrealitäten gebaut. Du kannst festlegen, dass Musiker:innen zum Beispiel nicht sehen:

was andere verdienen
wie hoch die Gesamtgage ist
welche Gigs sie selbst nicht spielen

Das ist keine Geheimniskrämerei – das ist professionelle Konfliktprävention.

Was Du heute schon tun kannst (auch ohne Gixtra)

Wenn Du (noch) kein Tool nutzt, solltest Du zumindest diese Regeln einführen:

einen klar definierten Ort für alle Gig-Infos (nicht WhatsApp)
eine verbindliche „letzte Setlist“
eine klare Regel für Absagen (inklusive Kalender-Update)
einen festen Prozess für Nachfragen bei Nicht-Antworten
einen Standardprozess für Reisekosten nach dem Gig

Das geht manuell. Aber es ist fehleranfällig, skaliert schlecht und macht Dich zur menschlichen Verwaltungssoftware.

Gixtra nimmt Dir genau das ab.

Ein oft unterschätzter Vorteil: direkter Support auf Augenhöhe

Viele Tools bieten ein Helpcenter und einen Chatbot.

Gixtra-Nutzer:innen schätzen etwas anderes: Du schreibst direkt mit dem Gründer – einem aktiven Live-Musiker, der Deine Situation versteht.

Das bedeutet: Sonderfälle werden gelöst. Exporte werden gebaut, wenn Du sie brauchst. Streitfälle lassen sich mit sauberer Dokumentation klären. Und das Tool entwickelt sich entlang realer Anforderungen – nicht an theoretischen Annahmen.

FAQ

Wie koordiniert man Musiker-Verfügbarkeiten am schnellsten?

Am schnellsten geht es, wenn Musiker:innen zentral zu einem Gig eingeladen werden und mit Ja oder Nein antworten können – mit einem klaren Überblick für den Booker. Genau diesen Ablauf unterstützt Gixtra.

Was ist ein Zombie-Gig?

Ein Zombie-Gig ist ein Termin, der im Kalender blockiert bleibt, obwohl der Gig abgesagt oder nie bestätigt wurde. Gixtra verhindert das durch automatische Kalender-Synchronisation und saubere Absagen.

Eignet sich Gixtra für große Musiker-Pools?

Ja. Einige Gixtra-Nutzer:innen arbeiten mit 50 bis 100 Musiker:innen und stellen Besetzungen flexibel pro Gig zusammen.

Sehen Musiker:innen alle Gigs?

Nein. Über Rollen und Rechte kannst Du festlegen, dass Musiker:innen nur ihre eigenen Gigs sehen – besonders sinnvoll für Substitute.

Können Musiker:innen ihre Zusage später ändern?

Ja, wenn Du das erlaubst. Gixtra ist flexibel genug für unterschiedliche Band- und Agenturmodelle.

Macht Gixtra auch Verträge mit Kund:innen?

Nein. Gixtra fokussiert sich auf Band- und Gig-Organisation: Verfügbarkeiten, Zusagen, Gig-Infos, Kalender-Sync, Subs und Abrechnungsvorbereitung. Kundenverträge sind ein eigener Workflow.