Wie kleine Agenturen einen Musikerpool mit 50+ Leuten ohne Chaos managen

Kurzfassung (Agentur aus der Praxis)

Einladungen nach Rolle, Antworten in einer Liste, schnell bestätigen, Subs mit Kontext tauschen. Gixtra automatisiert das, damit du keine WhatsApp/Excel-Bastelwerke mehr pflegst.

Die Realität kleiner Agenturen

Freitag Jazzquartett, Samstag 10er-Funk, Sonntag Hochzeitstrio. Derselbe Drummer ist A-Call hier und Sub dort. Eine verpasste Antwort = No-Show oder Doppelbuchung, die den Auftrag killt. Eine Braut schrieb: „Band, die ich gebucht habe, hat eine andere Band geschickt… Setlist nicht gespielt, Dresscode nicht eingehalten.“ Genau dieses Vertrauen musst du schützen.

Kernprobleme (und was sie kosten)

Verfügbarkeiten in WhatsApp/Excel = Blindflug; langsame Zusagen kosten Termine.
Subs ohne Setlist/Dresscode/Ablauf stehen gestresst auf der Bühne.
Zu viel oder zu wenig Gagen-Transparenz: Drama oder Misstrauen.
Stornierte Holds bleiben im Kalender; geteilte Musiker lehnen andere Jobs ab.

Playbook: schnell, sichtbar, sauber

1) Rollen anlegen (MD, Drums, Bass, Vocals, Bläser) und Primär + Optionen einladen.

2) Antwortfrist setzen, gezielt erinnern, dann sichtbar bestätigen.

3) Kalender-Sync aktiv: bestätigte Gigs rein, stornierte raus – Ghost-Holds sterben.

4) Subs mit Kontext tauschen: Adresse, Zeitplan, Setlist wandern mit.

5) Rollenbasierte Sichtbarkeit: Subs sehen Infos, nicht deine Kalkulation.

So automatisiert Gixtra das

Rolleneinladungen mit Antwortstatus; Erinnerungen nur an die Fehlenden.
Optionen pro Rolle ohne den ganzen Pool zu spammen.
Kalender-Sync killt Ghost-Holds bei Swap/Storno.
Setlist/Notes hängen am Gig; ein später Sub ist trotzdem gebrieft.
Exportierbare Call Sheets, damit der Kunde sieht: du hast es im Griff.

Checkliste für einen gesunden Pool

A/B/C-Liste pro Rolle pflegen, Chancen rotieren.
Fristen standardisieren (Corporate 6h, Hochzeit 24h).
“Invite → Confirm”-Zeit tracken und verkürzen.
Nach jedem Gig Zuverlässigkeit notieren (pünktlich, vorbereitet).

FAQ

Wie viele Optionen kann ich pro Rolle einladen?

So viele wie nötig. Gixtra trackt jede Antwort, damit du schnell und sicher auswählst.

Sehen Subs die Gagen der anderen?

Nein, außer du erlaubst es. Rollenbasierte Sichtbarkeit hält Gagen und andere Gigs privat.

Was passiert, wenn ein bestätigter Musiker spät abspringt?

Starte die Call-Chain in Gixtra; der nächste Sub bekommt die Einladung mit allen Gig-Infos, und Kalender aktualisieren sich.

Funktioniert das über mehrere Bands hinweg?

Ja. Agenturen führen mehrere Bands parallel; jeder Gig bleibt getrennt, aber in einem Dashboard sichtbar.

Wie verhindert das Doppelbuchungen bei geteilten Musikern?

Kalendersync plus Live-Status entfernt stornierte Holds und zeigt bestätigte Termine, damit Spieler andere Jobs sicher annehmen.